FAQ

Ce programme permet d’ajouter, d’extraire ou de supprimer des pièces jointes intégrées dans les fichiers PDF. Il est particulièrement adapté à la gestion de factures PDF/A-3 conformes à la norme ZUGFeRD. Il peut être utilisé via l’interface graphique (GUI) ou en ligne de commande (CLI).

Associé à notre service IA 7-PDF Invoice Extractor, le programme, outre ces fonctions autonomes, fonctionne également comme client IA. Il communique directement avec 7-PDF Invoice Extractor lors de la conversion des factures PDF au format de facture électronique PDF ZUGFeRD et est responsable de la connexion conforme aux normes du XML ZUGFeRD important du service IA.

Oui, depuis la version 2.0 ! L’onglet « Facture PDF en PDF ZUGFeRD » permet d’analyser automatiquement une facture PDF classique grâce à notre Extracteur de factures 7-PDF. L’IA identifie toutes les données clés, génère un fichier XML conforme à la norme EN 16931 (factur-x.xml) et l’intègre dans le PDF. Même les factures PDF numérisées sont lues et prises en charge par la reconnaissance OCR !

Seulement si votre facture n’est pas encore au format PDF/A-3. Dans ce cas, vous devez utiliser notre 7-PDF Printer Professional pour préparer correctement le fichier PDF – par exemple depuis un ERP ou pour générer une facture depuis Word/Excel avec papier en-tête ou logo intégré.

Une fois la facture PDF/A-3 créée avec 7-PDF Printer, le programme 7-PDF Attach Extract and Remove est lancé automatiquement. L’extracteur de factures intégré analyse ensuite la facture et crée le fichier XML ZUGFeRD à intégrer. Cette intégration fonctionne via un flux d’impression et une ligne de commande avec paramètres.

Voir le guide étape par étape

Le programme fonctionne à partir de Windows 7 SP1 (32/64 bits) et est compatible avec Windows 10, 11 et toutes les versions Windows Server courantes. Aucune autre application PDF n’est requise.

L’utilisation de 7-PDF Attach Extract and Remove nécessite une licence individuelle ou multi-utilisateur (modèle « Named User »). L’extracteur de factures intégré est inclus – avec 25 conversions gratuites.

Pour un usage intensif ou régulier, nous recommandons un abonnement API mensuel avec token – résiliable à tout moment.

Si vous souhaitez générer des factures ZUGFeRD via le flux d’impression, une licence 7-PDF Printer Professional est nécessaire. Pour valider la structure du fichier, nous conseillons le validateur de factures électroniques 7-PDF.

Oui. Le nom factur-x.xml est obligatoire pour que les systèmes de réception (administrations, logiciels comptables) reconnaissent correctement la pièce jointe XML. Le programme s’en charge automatiquement.

Utilisez notre validateur de factures électroniques 7-PDF pour vérifier la syntaxe, la structure et la conformité à la norme EN 16931.

Oui. Grâce au mode console (-mode "console") et aux paramètres comme -usage "attach" ou "generate", vous pouvez intégrer le programme dans des scripts PowerShell, Batch ou des tâches planifiées.

Dans ce cas, l'extracteur peut générer un fichier XML partiel ou aucun fichier. Assurez-vous que la facture contient les informations obligatoires : destinataire, IBAN, N° TVA, date, totaux… Ces cas sont consignés dans les journaux internes.

Ouvrez le PDF avec un lecteur (comme Adobe Reader) et vérifiez les propriétés du fichier. Vous y trouverez la mention « PDF/A-3b » dans la rubrique « Normes ». Vous pouvez aussi utiliser notre validateur de factures 7-PDF.

Oui. La version en ligne de commande (CLI) permet de traiter automatiquement tout un dossier – idéal pour des factures provenant d’un ERP, d’un scanner ou par e-mail.

Votre token API est soit expiré (par exemple B. en annulant l'abonnement), soit incorrect. Connectez-vous sur https://generator.7-pdf.de/login pour vérifier l’état de votre abonnement et voir le quota restant.

Oui. Toutes les transmissions se font exclusivement via une connexion HTTPS sécurisée (SSL/TLS) vers nos serveurs situés en Allemagne. Aucune communication non sécurisée n’est utilisée.

Notre plateforme d’analyse basée sur l’IA a été entièrement développée en interne et fonctionne sur notre propre infrastructure serveur en Allemagne.

Vos factures PDF et toutes les données associées sont supprimées immédiatement après traitement. Aucune donnée n’est enregistrée, ni transmise, ni conservée.

7-PDF est une entreprise individuelle basée en Allemagne, avec responsabilité personnelle. Nous ne sommes pas une GmbH ou une société offshore. En tant que développeur et opérateur, nous nous engageons personnellement pour la qualité, la sécurité et la protection des données.

Le 7-PDF Invoice Extractor peut traiter en pratique des factures contenant jusqu’à environ 78 pages. Si une reconnaissance OCR est nécessaire – par exemple lorsque des données ZUGFeRD importantes sont intégrées dans des en-têtes ou pieds de page – le nombre maximal de pages recommandé est réduit de moitié. Cela est principalement dû aux limites inhérentes à la technologie OCR, et non aux performances de notre service d’IA.

Pour obtenir les meilleurs résultats, nous vous recommandons d’utiliser autant que possible des factures PDF vectorielles. Elles sont non seulement plus rapides et plus précises à analyser, mais également beaucoup plus légères en taille de fichier.

Si le texte de la facture dépasse certaines limites maximales, vous recevrez automatiquement un message d’erreur. Nous vous conseillons donc d’éviter de télécharger des documents très volumineux (des « quasi-livres ») en une seule facture.

Les conditions générales, descriptions de prestations ou autres informations liées à la facture peuvent être ajoutées séparément à votre PDF ZUGFeRD. Utilisez pour cela notre outil 7-PDF Attach Extract and Remove. C’est exactement pour cela que la facture électronique et notre service ont été conçus – pour garder vos factures claires, conformes et faciles à traiter.

Évitez d'utiliser des documents incomplets ou inappropriés. Pour vos premiers tests, nous vous recommandons notre facture modèle gratuite. Consultez la FAQ ci-dessous et vérifiez si votre facture actuelle est conforme à toutes les exigences ZUGFeRD dans le contexte fiscal actuel.

Si tout le reste échoue, attendez un jour ou deux, car notre service d'IA est en constante évolution. Ce qui ne fonctionne pas aujourd'hui ne doit pas échouer à nouveau demain. Et « last but not least » : écrivez-nous via le formulaire d'assistance. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

Pour une extraction correcte de vos données de facture, il est important que toutes les descriptions supplémentaires, remarques ou textes promotionnels soient placés uniquement après les lignes de facture et les totaux dans le PDF.

Si ces contenus sont insérés avant les données de la facture, cela peut perturber considérablement la reconnaissance automatique ou entraîner des résultats erronés.

Veuillez donc vous assurer que la partie structurée de la facture figure toujours au début du document et que les textes optionnels, les conditions générales ou les informations complémentaires suivent ensuite.

Vous pouvez également utiliser 7-PDF Attach Extract and Remove pour ajouter facilement des documents liés à la facture, tels que les conditions générales, descriptions de prestations ou annexes, à votre PDF ZUGFeRD – c’est exactement la finalité de cet outil.

Seules les factures complètes avec toutes les mentions obligatoires (positions, montants, IBAN, N° de TVA intracommunautaire, etc.) peuvent être traitées. Les informations manquantes entraînent un message d'erreur.

Important : Une facture ZUGFeRD doit contenir toutes les mentions obligatoires selon EN 16931 pour être fiscalement valable et permettre au 7-PDF Invoice Extractor de traiter correctement les données.

Si des champs obligatoires manquent ou sont incomplets, vous n'obtiendrez aucune sortie valide mais un message d'erreur. Des données de facturation cohérentes et correctes sont indispensables. La règle est : « Garbage In, Garbage Out » (GIGO).

Une facture ZUGFeRD complète doit au minimum contenir les informations suivantes :

• Émetteur de la facture (vendeur) : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire ou numéro fiscal, IBAN (BIC facultatif)
• Destinataire de la facture (acheteur) : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire si applicable (Le numéro de TVA de l'acheteur est obligatoire (!) pour l'autoliquidation internationale et également nationale selon la norme ZUGFeRD DIN EN 16931)
• Données de la facture : numéro de facture unique, date de facture, date de livraison ou de prestation
• Détails des positions : description des articles ou services, quantité, unité, prix unitaire HT, montant TVA, taux de TVA, montant HT par position
• Totaux : total HT, TVA par taux, total TTC
• Conditions de paiement : échéance, escompte ou délai de paiement
• Cas d’exonération de TVA : mention explicite du motif (par ex. « Autoliquidation » ou « Livraison intracommunautaire exonérée »)

En outre : Toutes les données doivent être présentes dans le PDF en texte lisible par machine, et non uniquement sous forme d'image. Notre 7-PDF Invoice Extractor prend également en charge l'OCR, mais ce n’est pas toujours fiable !

Ce n’est que si tous les champs obligatoires sont complets et plausibles que le 7-PDF Invoice Extractor pourra générer un XML ZUGFeRD valide. Nous ne pouvons pas inventer vos données 😉.

Si votre PDF ne contient pas de texte lisible par machine (par ex. factures scannées ou PDF purement image), une reconnaissance de texte (OCR) est nécessaire. Notre 7-PDF Invoice Extractor tente automatiquement de reconnaître le texte dans ces cas. Une OCR est également requise si des informations importantes (IBAN, N° TVA, numéro fiscal) ne sont présentes qu’en image dans l’en-tête.

Astuce : Vérifiez si vous pouvez sélectionner et copier le texte dans le PDF. Si ce n’est pas le cas, il s’agit d’un PDF image.

Pour des livraisons ou prestations à des clients professionnels dans d'autres pays de l’UE, la procédure d’autoliquidation (§ 13b UStG) s’applique souvent. Dans ce cas, la TVA est due par le client dans le pays de destination.

Exigences importantes pour l’émetteur de la facture :

• La facture ne doit contenir aucune TVA allemande.
• Elle doit mentionner explicitement l’autoliquidation, par ex. :
  • « Autoliquidation conformément à § 13b UStG »
  • « Reverse Charge – TVA autoliquidée »
  • « Livraison intracommunautaire conformément à l’art. 138 de la directive TVA »
• Les numéros de TVA des deux parties doivent figurer (vendeur et acheteur).

Exemple de texte sur la facture :
« Reverse Charge – autoliquidation conformément à § 13b UStG. »

Remarque : Correctement appliqué, seul le montant HT apparaît sur la facture. La TVA est due par le client.

Pour certaines prestations entre entreprises en Allemagne – par exemple travaux de construction, livraison de métaux ou ferraille – la procédure nationale d’autoliquidation selon § 13b UStG s’applique. Dans ce cas, c’est le client qui doit la TVA.

Remarques importantes pour l’émetteur de la facture :

• La facture ne doit pas mentionner de TVA.
• Elle doit contenir une mention explicite, par ex. :
  • « Autoliquidation conformément à § 13b UStG »
  • « Reverse Charge selon § 13b loi TVA »
  • « Prestation de construction conformément à § 13b UStG »
• Les numéros de TVA des deux parties doivent figurer (vendeur et acheteur).

Exemple de texte sur la facture :
« Il s’agit d’une prestation de construction. Autoliquidation conformément à § 13b UStG. »

Important : Sans cette mention, la facture n’est pas conforme et ne sera pas reconnue comme autoliquidation.

Si vous êtes assujetti au régime de la petite entreprise conformément à §19 UStG, votre facture doit contenir une mention explicite, par ex. "Conformément à §19 UStG, aucune TVA n’est facturée." De plus, aucun montant de TVA ne doit apparaître. Le 7-PDF Invoice Extractor reconnaît cette indication automatiquement, dès lors qu’elle est présente en texte lisible par machine.

Important : Même les petites entreprises doivent mentionner un numéro fiscal ou un numéro de TVA valide dans la facture.

Pour les exportations hors de l’UE, votre facture doit mentionner qu’il s’agit d’une livraison exonérée, par ex. "Livraison exonérée conformément à §6 UStG". Aucun montant de TVA ne doit être mentionné. Le 7-PDF Invoice Extractor vérifie ces indications et classe automatiquement la facture.

Sans cette mention, l’exonération ne sera pas reconnue.

Oui, le 7-PDF Invoice Extractor prend également en charge les factures avec prélèvement SEPA. Pour cela, les informations suivantes doivent figurer dans la facture :

• ID créancier (CreditorReferenceID)
• Référence du mandat (DirectDebitMandateID)
• IBAN du débiteur

Si l’une de ces informations manque, le mode de paiement est automatiquement basculé sur « Virement bancaire ».

Lors de la génération du XML ZUGFeRD, le 7-PDF Invoice Extractor compare vos montants avec les valeurs recalculées. Si les totaux (par ex. montant global) ne sont pas plausibles, le traitement est interrompu. Ceci garantit la sécurité et la conformité avec EN 16931.

Vérifiez donc toujours : totaux HT, taux de TVA, escomptes et montants globaux. Même de petites erreurs d’arrondi ou remises incorrectes peuvent entraîner un rejet.

En principe, les positions de facture ne doivent pas contenir de montants négatifs. Selon EN 16931, les remises ou réductions doivent être indiquées en pied de facture comme Allowances et non comme lignes négatives.

Exception : avoirs commerciaux, où la quantité est indiquée en négatif. Les prix unitaires HT et TTC restent positifs. Pour plus d’informations, consultez la FAQ sur les avoirs commerciaux.

Important : Les positions négatives sont interdites selon DIN EN 16931. Les remises totales ou partielles ne doivent pas figurer comme lignes avec montant négatif.

Elles doivent être déclarées en pied de facture comme SpecifiedTradeAllowanceCharge (remise globale).

Exemple de présentation dans la facture :

Dans le XML, ces remises apparaissent comme Allowances au niveau du document. Chaque position reste positive, les remises sont consignées séparément.

Astuce : De nombreux logiciels de comptabilité proposent des champs spécifiques pour l’escompte ou les remises globales.

Le format ZUGFeRD permet de représenter un avoir commercial. Techniquement, il s’agit d’une facture avec montants négatifs, mais la logique de calcul reste identique à celle d’une facture ordinaire.

Au niveau des positions, les prix unitaires HT et TTC ainsi que les éventuelles remises ou majorations sont toujours positifs. La quantité, en revanche, est négative. Cette combinaison produit automatiquement un montant négatif. L’illustration suivante en montre un exemple.

Le total du document est alors logiquement négatif. Il est aussi important d’indiquer dans l’en-tête les mêmes conditions de paiement que sur la facture initiale. Vous verrez apparaître un montant de base négatif (« BasisAmount ») et un escompte négatif (« ActualDiscountAmount »).

Important : Pour que les remises soient prises en compte dans le XML ZUGFeRD, elles doivent être clairement indiquées.

Le système gère les remises sur positions ainsi :

• Le prix unitaire initial HT (prix catalogue) est enregistré comme référence.
• La remise figure comme AppliedTradeAllowanceCharge dans la position – et non comme ligne négative.
• Si le montant total (quantité × prix) est déjà remisé, la remise n’est pas déduite une seconde fois.
• Le système vérifie automatiquement la cohérence des remises. En cas d’incohérence, un avertissement ou une erreur est généré.

Note : Les montants négatifs dans les positions sont interdits selon EN 16931. Utilisez toujours la fonction de remise.

Astuce : Si vous avez un doute, indiquez clairement le prix catalogue HT et le pourcentage de remise. Le système calculera automatiquement le prix réduit.

Seules des données cohérentes permettent de générer un XML ZUGFeRD valide.

Important : Si vous exercez comme médecin, thérapeute ou praticien, vous pouvez facturer vos prestations sans TVA conformément au §4 n°14 UStG.

Pour que le 7-PDF Invoice Extractor identifie correctement la facture comme prestation médicale exonérée et génère le XML ZUGFeRD correspondant, plusieurs critères doivent être remplis :

• Vendeur et acheteur domiciliés en Allemagne.
• La facture mentionne explicitement l’exonération, par ex. : « Exonéré de TVA conformément à §4 n°14 UStG ».
• Aucune TVA ne doit apparaître dans le document.

Le système vérifie automatiquement ces conditions. Si elles sont remplies, le XML contient :

• Un taux de TVA 0%.
• Le CategoryCode E (exonéré).
• Votre mention en ExemptionReason.

Astuce : Si la mention d’exonération manque ou est imprécise, la facture ne sera pas reconnue comme prestation médicale exonérée. Veillez à la formuler correctement.

Chaque ligne de facture contient une unité de mesure, représentée dans le XML ZUGFeRD par un code standard UN/ECE (par ex. H87 pour pièce, LS pour forfait, MIN pour minute).

Exemples courants :

• H87 – Pièce (produits)
• LS – Forfait (ex. frais de port, prestation unique)
• HUR – Heure (prestation horaire)
• MTR – Mètre (câbles, conduits)

Le système détecte automatiquement ces unités. Si aucune unité claire n’est trouvée, H87 = Pièce est utilisé par défaut.

Astuce : Vérifiez que l’unité correspond bien à la quantité (ex. «10 mètres de câble» ⇒ MTR).

Important : Le format ZUGFeRD (conformément à la norme DIN EN 16931) n'accepte qu'un ensemble d'unités strictement défini, conformément à la norme internationale UNECE Rec. 20. Toutes les unités imaginables ou spécifiques à un secteur ne sont pas autorisées. Par exemple, les codes exotiques tels que « EA » (unité), « PK » (paquet) ou « PAR » (paire) ne sont pas acceptés dans ZUGFeRD.

Certains fournisseurs indiquent des prix « par 100 pièces » ou « par 1.000 pièces » au lieu du prix unitaire, ce qui peut sembler incorrect.

Exemple extrait de la facture :

Dans ce cas, le système divise automatiquement le prix par 100, de sorte que le unit_price soit correctement enregistré à 0,0813 € par pièce. Cela garantit la cohérence des contrôles ultérieurs.

À retenir : Si vous constatez des écarts de prix, vérifiez la mention « par 100 pièces » ou « par 1.000 pièces ». Le prix unitaire est alors ajusté automatiquement.

Oui. Si vous facturez des prestations ou des heures (ex. heures de travail), indiquez clairement :

• La quantité (ex. 3 heures)
• L’unité (ex. heure – HUR)
• Le prix unitaire

Le système associe automatiquement l’unité et calcule le montant total.

Exemple :

Astuce : Vérifiez toujours que la quantité et l’unité sont cohérentes.

Les montants forfaitaires comme le port, l’emballage ou les services uniques sont toujours représentés dans la facture ZUGFeRD comme positions distinctes avec l’unité LS (forfait).

Exemple de facture :

Le système crée ainsi deux positions :

• Position 1 : Marchandises (H87 – pièce)
• Position 2 : Frais de port (LS – forfait)

Astuce : Mentionnez toujours les frais de port explicitement. Cela garantit leur traitement correct.

De nombreux fournisseurs indiquent des suppléments (ex. cuivre, matières premières, énergie) sous les lignes principales. Dans le XML ZUGFeRD, ils sont automatiquement associés comme surcharges à la position correspondante.

Exemple :

Le supplément est alors consigné avec son type et montant, garantissant une facture lisible par machine.

À retenir : Les suppléments ne sont jamais des positions distinctes mais toujours rattachés à une position principale.

Certaines factures incluent des articles gratuits comme catalogues, échantillons ou matériel promotionnel. Ces positions sont affichées avec un prix de 0,00 €.

Important : Même à 0,00 €, un taux de TVA doit être indiqué. S’il n’y a pas de taux spécifique, celui de la facture est repris (ex. 19 % en Allemagne).

Exemple de position :
Catalogue – Quantité : 1 – Unité : pièce – Prix unitaire : 0,00 € – TVA : 19 %

Astuce : Mentionnez toujours ces articles séparément pour éviter toute question ultérieure.

Certaines factures mentionnent explicitement une remise, par ex. «incl. 25 % remise». Cela signifie que le prix affiché est déjà réduit.

Exemple :

Dans ce cas, aucune remise supplémentaire n’est renseignée. Le pourcentage de remise est indiqué à 0,0 %.

Astuce : Vérifiez si la remise est déjà intégrée avant de saisir les données.

Les exploitants agricoles peuvent appliquer le régime du taux forfaitaire selon § 24 UStG. Ce régime prévoit un taux moyen forfaitaire de TVA.

Changement important dès 2025 :
Selon la communication du gouvernement (Drucksache 20/11920, hib-n° 460/2024), le taux moyen passera à 7,8 % au 01.01.2025 (précédemment 9,0 %).

Exemple de facture agricole (valeurs fictives) :

Total HT : 271,00 €
TVA 7,8 % : 21,14 €
Total TTC : 292,14 €

Lors du traitement par le 7-PDF Invoice Extractor :

• Le taux de TVA doit figurer dans le texte PDF (ex. «7,8 % TVA»).
• Le XML ZUGFeRD reprend cette valeur automatiquement.
• Si le taux est absent ou imprécis, le XML sera incomplet ou erroné.

Important : Vérifiez avant la conversion que la TVA et les mentions sont complètes et plausibles.

Remarque : Ce régime ne peut être appliqué que si votre entreprise répond aux conditions de § 24 UStG. En cas de doute, consultez votre conseiller fiscal.