FAQ

Beaucoup d’utilisateurs nous demandent :

« Que me faut-il exactement pour transformer mes factures en documents électroniques ZUGFeRD – sans devoir modifier tout mon système ? »

Voici donc un résumé des étapes principales :

✅ Cas d’utilisation typique

• Créer vos factures localement avec Word/Excel/LibreOffice, ou encore Crystal Reports, ou à partir de votre ERP – comme vous le faites déjà
• Imprimer la facture générée avec notre imprimante PDF 7-PDF Printer pour la convertir en un PDF/A-3 conforme ZUGFeRD
• La facture PDF est ensuite transmise à notre service IA 7-PDF Invoice Extractor pour générer le fichier XML ZUGFeRD
• 7-PDF Attach Extract and Remove ajoute ensuite ce fichier XML ZUGFeRD de manière conforme à la facture PDF/A-3
• Toutes ces étapes se déroulent en un seul processus d’impression – c’est tout ! Comme d’habitude, sans modules ERP coûteux, que vous travailliez avec Excel, Word, LibreOffice ou tout autre système

Ce processus repose en grande partie sur des composants locaux – le service IA "7-PDF Invoice Extractor" fonctionne dans le respect du RGPD sur des serveurs situés en Allemagne. L’installation est rapide : quelques minutes suffisent pour que tout soit opérationnel. Nous avons mis à disposition notre guide d’intégration rapide pour vous permettre de démarrer immédiatement – sans modification ou extension de votre système existant !

🧠 De quels composants ai-je besoin ?

🎁 Commencez avec des essais gratuits

• 10 essais gratuits inclus dans la version d’évaluation de Attach Extract & Remove
• 25 essais supplémentaires après activation de la version complète
• Un abonnement n’est requis qu’une fois les essais épuisés

Connectez-vous à votre compte Token sur le 7-PDF Invoice Extractor pour suivre vos crédits et traitements.

🛒 Astuce Cross-Selling

1. Ajoutez d’abord l’abonnement au Invoice Extractor dans le panier
2. Ensuite, l’icône « 10 % de réduction » apparaît sur les produits complémentaires
3. Cliquez dessus – par exemple, le bundle Attach Tool + Printer revient à partir de 93,76 € HT

📦 Exemple de coût de démarrage

✅ Conclusion

Cette combinaison vous offre une solution compacte, principalement locale et flexible pour créer et traiter des factures électroniques conformes à ZUGFeRD via une tâche d'impression – avec un modèle de licence clair, des coûts d’entrée faibles et un contrôle total sur vos données.

Testez la solution avec vos propres factures. L’étendue des fonctionnalités dépend de la structure de vos documents – c’est justement à cela que servent les traitements gratuits inclus.

🌐 Vous préférez travailler directement dans votre navigateur ?

Si vous préférez utiliser un portail en ligne, vous pouvez également utiliser votre jeton API du 7-PDF Invoice Extractor directement sur notre portail web : https://konverter.zugferd-rechnungen.de/en/

Aucune installation de logiciel Windows n’est nécessaire – idéal si vous travaillez sur Mac, Linux, tablette ou même smartphone.

Avantage tarifaire : l’accès via le portail en ligne est très attractif dès seulement 3,90 € (HT) par mois.

Ce programme permet d’ajouter, d’extraire ou de supprimer des pièces jointes intégrées dans les fichiers PDF. Il est particulièrement adapté à la gestion de factures PDF/A-3 conformes à la norme ZUGFeRD. Il peut être utilisé via l’interface graphique (GUI) ou en ligne de commande (CLI).

Associé à notre service IA 7-PDF Invoice Extractor, le programme, outre ces fonctions autonomes, fonctionne également comme client IA. Il communique directement avec 7-PDF Invoice Extractor lors de la conversion des factures PDF au format de facture électronique PDF ZUGFeRD et est responsable de la connexion conforme aux normes du XML ZUGFeRD important du service IA.

Oui, depuis la version 2.0 ! L’onglet « Facture PDF en PDF ZUGFeRD » permet d’analyser automatiquement une facture PDF classique grâce à notre Extracteur de factures 7-PDF. L’IA identifie toutes les données clés, génère un fichier XML conforme à la norme EN 16931 (factur-x.xml) et l’intègre dans le PDF. Même les factures PDF numérisées sont lues et prises en charge par la reconnaissance OCR !

Malheureusement non, seules les factures PDF au format portrait sont prises en charge ! De préférence au format DIN A4.

Le 7-PDF Invoice Extractor, que nous utilisons pour convertir des factures PDF en factures électroniques (ZUGFeRD), attend toujours une seule facture par opération de conversion. Le cas échéant, scindez le document de factures groupées avec 7-PDF Split & Merge afin que chaque fichier PDF ne contienne qu’une seule facture.

Non. Nous ne pouvons générer un document PDF ZUGFeRD que si le fichier PDF de facture ne contient que la facture elle-même. Les instructions, documents liés à la facture, conditions générales, etc. doivent être ajoutés ultérieurement en tant que pièces jointes PDF à la facture électronique PDF ZUGFeRD générée, mais ne doivent pas déjà faire partie des données de la facture ! Utilisez notre outil 7-PDF Attach Extract and Remove, qui vous permet de joindre tout document « lié à la facture » à la facture électronique PDF ZUGFeRD générée. Le destinataire peut y accéder facilement via l’icône trombone dans la barre d’outils d’Acrobat Reader après réception et même les archiver à long terme au format PDF/A dans son système de gestion documentaire (DMS) en conformité avec la norme GoBD, et ainsi respecter les exigences légales.

Seulement si votre facture n’est pas encore au format PDF/A-3. Dans ce cas, vous devez utiliser notre 7-PDF Printer Professional pour préparer correctement le fichier PDF – par exemple depuis un ERP ou pour générer une facture depuis Word/Excel avec papier en-tête ou logo intégré.

Une fois la facture PDF/A-3 créée avec 7-PDF Printer, le programme 7-PDF Attach Extract and Remove est lancé automatiquement. L’extracteur de factures intégré analyse ensuite la facture et crée le fichier XML ZUGFeRD à intégrer. Cette intégration fonctionne via un flux d’impression et une ligne de commande avec paramètres.

Voir le guide étape par étape

Le programme fonctionne à partir de Windows 7 SP1 (32/64 bits) et est compatible avec Windows 10, 11 et toutes les versions Windows Server courantes. Aucune autre application PDF n’est requise.

L’utilisation de 7-PDF Attach Extract and Remove nécessite une licence individuelle ou multi-utilisateur (modèle « Named User »). L’extracteur de factures intégré est inclus – avec 25 conversions gratuites.

Pour un usage intensif ou régulier, nous recommandons un abonnement API mensuel avec token – résiliable à tout moment.

Si vous souhaitez générer des factures ZUGFeRD via le flux d’impression, une licence 7-PDF Printer Professional est nécessaire. Pour valider la structure du fichier, nous conseillons le validateur de factures électroniques 7-PDF.

Oui. Le nom factur-x.xml est obligatoire pour que les systèmes de réception (administrations, logiciels comptables) reconnaissent correctement la pièce jointe XML. Le programme s’en charge automatiquement.

Utilisez notre validateur de factures électroniques 7-PDF pour vérifier la syntaxe, la structure et la conformité à la norme EN 16931.

Si la facture électronique ou le fichier XML ZUGFeRD généré par 7-PDF Invoice Extractor est invalide, vérifiez les messages du validateur. Dans la plupart des cas, seules les informations obligatoires manquent sur votre facture après une vérification visuelle avec notre validateur. Par exemple : le numéro de TVA de votre acheteur est absent des données de votre facture pour la facturation hors taxes. Or, ce numéro est obligatoire au format ZUGFeRD et pour les factures hors taxes !

En règle générale, il est conseillé d'effectuer une vérification finale visuelle, basée sur le contenu et la structure schématique avec notre 7-PDF E-INVOICE Validator avant de transmettre la facture PDF ZUGFeRD.

Dans un fichier PDF ZUGFeRD dit « hybride », la facture se compose de deux parties :

• La partie PDF lisible par l’humain (ce que vous voyez à l’écran)
• Et la partie XML lisible par machine, intégrée en pièce jointe dans le conteneur PDF/A-3

🔍 Important : D’un point de vue fiscal, le XML est prioritaire ! Le législateur (ou l’administration fiscale) a clairement défini que dans le cas des factures ZUGFeRD, c’est le XML intégré qui sert de base principale au traitement automatisé – par exemple pour la déduction de TVA ou la comptabilité numérique.

Il est donc essentiel que le XML soit exact, complet et cohérent avec la représentation PDF visible.

✅ Notre conseil pour plus de sécurité

Avec notre outil 7-PDF E-Rechnung Validator, vous pouvez :

• Valider formellement le XML ZUGFeRD (format, champs obligatoires, etc.)
• Et afficher le XML en clair et lisible par l’humain

💡 Cela vous permet de voir immédiatement ce que l’administration fiscale verrait si elle analysait uniquement le XML.

🎁 Essai gratuit – avant achat

Le validateur peut être testé gratuitement 10 fois sans licence – comme tous nos autres programmes. Vous bénéficiez également de traitements gratuits grâce aux exécutions d’essai dans l’outil Attach et l’Invoice Extractor, pour tester vos factures en conditions réelles.

Oui. Grâce au mode console (-mode "console") et aux paramètres comme -usage "attach" ou "generate", vous pouvez intégrer le programme dans des scripts PowerShell, Batch ou des tâches planifiées.

Dans ce cas, l'extracteur peut générer un fichier XML partiel ou aucun fichier. Assurez-vous que la facture contient les informations obligatoires : destinataire, IBAN, N° TVA, date, totaux… Ces cas sont consignés dans les journaux internes.

Ouvrez le PDF avec un lecteur (comme Adobe Reader) et vérifiez les propriétés du fichier. Vous y trouverez la mention « PDF/A-3b » dans la rubrique « Normes ». Vous pouvez aussi utiliser notre validateur de factures 7-PDF.

Oui. La version en ligne de commande (CLI) permet de traiter automatiquement tout un dossier – idéal pour des factures provenant d’un ERP, d’un scanner ou par e-mail.

Des scripts d'exemple prêts à l'emploi (PowerShell) se trouvent plus bas sur la page de documentation, dans la section 🔌 Accès à l'API via FastAPI & CURL !

Votre token API est soit expiré (par exemple B. en annulant l'abonnement), soit incorrect. Connectez-vous sur https://generator.7-pdf.de/login pour vérifier l’état de votre abonnement et voir le quota restant.

Oui. Toutes les transmissions se font exclusivement via une connexion HTTPS sécurisée (SSL/TLS) vers nos serveurs situés en Allemagne. Aucune communication non sécurisée n’est utilisée.

Notre plateforme d’analyse basée sur l’IA a été entièrement développée en interne et fonctionne sur notre propre infrastructure serveur en Allemagne.

Vos factures PDF et toutes les données associées sont supprimées immédiatement après traitement. Aucune donnée n’est enregistrée, ni transmise, ni conservée.

7-PDF est une entreprise individuelle basée en Allemagne, avec responsabilité personnelle. Nous ne sommes pas une GmbH ou une société offshore. En tant que développeur et opérateur, nous nous engageons personnellement pour la qualité, la sécurité et la protection des données.

Le 7-PDF Invoice Extractor peut traiter des factures individuelles standard comportant jusqu'à environ 20 pages. Toutefois, la conversion de factures volumineuses avec de nombreuses lignes prend naturellement du temps, car nous analysons, structurons et préparons les documents en arrière-plan afin de respecter les limites de contexte de notre modèle IA vectorisé et optimisé. De plus, chaque réponse de l’IA fait l’objet d’un contrôle approfondi de plausibilité, ce qui peut prolonger la durée de traitement pour les factures multi-pages. Si une reconnaissance OCR est également nécessaire – par exemple lorsque des données ZUGFeRD importantes sont intégrées dans les en-têtes ou pieds de page graphiques – le nombre maximal de pages recommandé est généralement réduit de moitié. Cela est principalement dû aux limites typiques de la technologie OCR, et non à la performance de notre système d’IA.

Pour obtenir les meilleurs résultats, nous vous recommandons d’utiliser autant que possible des factures PDF vectorielles. Elles sont non seulement plus rapides et plus précises à analyser, mais également beaucoup plus légères en taille de fichier.

Si le texte de la facture dépasse certaines limites maximales, vous recevrez automatiquement un message d’erreur. Nous vous conseillons donc d’éviter de télécharger des documents très volumineux (des « quasi-livres ») en une seule facture.

Les conditions générales, descriptions de prestations ou autres informations liées à la facture peuvent être ajoutées séparément à votre PDF ZUGFeRD. Utilisez pour cela notre outil 7-PDF Attach Extract and Remove. C’est exactement pour cela que la facture électronique et notre service ont été conçus – pour garder vos factures claires, conformes et faciles à traiter.

Pour les cas d'utilisation nécessitant un nombre de pages par facture nettement plus élevé, nous proposons une capacité de traitement étendue dans le cadre d’un abonnement Enterprise+ (sur demande individuelle). Une analyse de faisabilité technique est réalisée au préalable afin d’évaluer si une augmentation significative du nombre de pages maximum est techniquement possible selon les conditions spécifiques des documents. Si cela est confirmé, une profondeur de traitement nettement supérieure peut être fournie — moyennant un supplément pour couvrir les ressources accrues en calcul d’IA.

Évitez d'utiliser des documents incomplets ou inappropriés. Pour vos premiers tests, nous vous recommandons notre facture modèle gratuite. Consultez la FAQ ci-dessous et vérifiez si votre facture actuelle est conforme à toutes les exigences ZUGFeRD dans le contexte fiscal actuel.

Factures PDF problématiques – Non vectorisées structurellement !

Dans certains cas, le problème ne vient pas de la reconnaissance par l’IA elle-même, mais de la structure PDF de votre facture (même si elle semble correcte dans un visualiseur). Si le PDF ne contient pas de texte vectorisé réel (par ex. généré via Microsoft Print to PDF ou d'autres imprimantes PDF simples), l'Invoice Extractor doit recourir à la reconnaissance de texte OCR.

Cependant, l’OCR peut mal interpréter certaines valeurs numériques — par exemple, un 6 peut être reconnu comme un 8 ou un 5. Cela entraîne l’échec de la vérification de plausibilité interne entre le montant détecté dans le PDF et les valeurs calculées. En conséquence, la génération du fichier XML ZUGFeRD échoue et vous recevez un message d'erreur du parseur.

💡 Notre recommandation :

• Utilisez de préférence le 7-PDF Printer Professional dans le flux d'impression ZUGFeRD pour générer vos fichiers PDF. Imprimez toujours vos factures directement depuis l'application source si possible !
• Le 7-PDF Printer Professional génère des fichiers PDF/A-3 vectorisés techniquement propres pouvant être traités sans OCR.
• Si vous disposez déjà d'une facture PDF au format PDF/A-3b – idéalement non générée avec Microsoft Print to PDF – et qu'il s'agit d'un véritable PDF vectorisé, utilisez uniquement 7-PDF Attach Extract and Remove pour la transformation. Évitez de réimprimer le fichier via un visualiseur PDF comme Adobe Acrobat, car cela pourrait détruire le texte vectorisé. Dans ce cas, 7-PDF Invoice Extractor devra utiliser l'OCR, beaucoup moins fiable.
• Règle d'or : imprimez autant que possible directement depuis l'application dans laquelle la facture a été créée. Évitez les étapes intermédiaires avec d'autres outils PDF. Si une facture PDF/A existe déjà, traitez-la uniquement avec 7-PDF Attach Extract and Remove.
• Vous réduisez ainsi les erreurs de reconnaissance au minimum et évitez les échecs de traitement lors de la génération du PDF ZUGFeRD.

Avez-vous pris en compte tout le contenu supplémentaire de la FAQ et l'erreur persiste-t-elle ? Si tout le reste échoue, attendez un jour ou deux, car notre service d'IA est en constante évolution. Ce qui ne fonctionne pas aujourd'hui ne doit pas échouer à nouveau demain. Et « last but not least » : écrivez-nous via le formulaire d'assistance. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

Adaptation personnalisée pour les mises en page de factures complexes – conversion fiable en factures électroniques ZUGFeRD

Notre service de conversion traite actuellement, selon des estimations prudentes, environ 95 % de toutes les mises en page et contenus de factures couramment utilisés en Allemagne en factures électroniques PDF ZUGFeRD valides et au contenu correct sans aucun problème. Cependant, pour des mises en page particulièrement complexes ou très spécifiques, des erreurs de conversion peuvent survenir dans environ 5 % des cas. Pour ces cas particuliers, notre abonnement Enterprise+ offre la possibilité de fournir un service de conversion spécialement adapté à la mise en page de vos factures. Pour ce faire, nous développons et entraînons une pile de traitement dédiée, assistée par l’IA, qui convertit vos factures de manière fiable en factures électroniques conformes à ZUGFeRD.

Comme cette fonctionnalité est adaptée sur mesure à vos besoins techniques et de contenu, elle ne peut pas être incluse dans un tarif d’abonnement standard. La mise en œuvre est réalisée individuellement en étroite collaboration avec vous. Veuillez soumettre une demande d’assistance – nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.

Des mises en page de factures très complexes ou atypiques peuvent entraîner l’échec du traitement automatisé – notamment lorsque des lignes d’articles sont « coupées » en fin de page et que la description correspondante n’apparaît que sur la page suivante après un grand en-tête.

Recommandation : Évitez qu’une ligne d’article (quantité/prix/total) soit placée trop près de la fin d’une page avec la description correspondante apparaissant seulement après un grand en-tête/pied sur la page suivante. Placez les informations liées de préférence sur la même page. Cela rend la facture plus claire non seulement pour les applications assistées par IA, mais aussi plus lisible pour le destinataire.

Auto-promotion !

Pour des mises en page spéciales, nous proposons dans l’abonnement Enterprise+ avec option supplémentaire un service ZUGFeRD personnalisé adapté à votre mise en page de facture.

Certaines factures utilisent des abréviations ou des mentions à la place de valeurs numériques dans les champs prix unitaire ou prix total, par exemple :

• AP – Position alternative (non facturable)
• NEP – Prix non estimable
• n.b. – non facturé
• s.o. – sans objet

Ces mentions ne peuvent pas être interprétées automatiquement comme des prix et ne sont donc pas prises en compte dans le calcul des totaux. Dans la sortie structurée, ces éléments sont :

• exclus du calcul automatique des prix,
• accompagnés d’un message (par exemple "AP – aucun prix indiqué"),
• et éventuellement marqués pour un traitement manuel ultérieur.

Le logiciel effectue ensuite une vérification de la plausibilité (par ex. si la somme des positions correspond au montant total de la facture). Si des valeurs non numériques sont présentes, ce contrôle peut échouer ou donner un résultat divergent, sans qu’il s’agisse nécessairement d’une erreur réelle.

Pour un traitement optimal, nous recommandons d’utiliser des valeurs numériques explicites dans tous les champs de prix des factures.

Pour une extraction correcte de vos données de facture, il est important que toutes les descriptions supplémentaires, remarques ou textes promotionnels soient placés uniquement après les lignes de facture et les totaux dans le PDF.

Si ces contenus sont insérés avant les données de la facture, cela peut perturber considérablement la reconnaissance automatique ou entraîner des résultats erronés.

Veuillez donc vous assurer que la partie structurée de la facture figure toujours au début du document et que les textes optionnels, les conditions générales ou les informations complémentaires suivent ensuite.

Vous pouvez également utiliser 7-PDF Attach Extract and Remove pour ajouter facilement des documents liés à la facture, tels que les conditions générales, descriptions de prestations ou annexes, à votre PDF ZUGFeRD – c’est exactement la finalité de cet outil.

Seules les factures complètes avec toutes les mentions obligatoires (positions, montants, IBAN, N° de TVA intracommunautaire, etc.) peuvent être traitées. Les informations manquantes entraînent un message d'erreur.

Important : Une facture ZUGFeRD doit contenir toutes les mentions obligatoires selon EN 16931 pour être fiscalement valable et permettre au 7-PDF Invoice Extractor de traiter correctement les données.

Si des champs obligatoires manquent ou sont incomplets, vous n'obtiendrez aucune sortie valide mais un message d'erreur. Des données de facturation cohérentes et correctes sont indispensables. La règle est : « Garbage In, Garbage Out » (GIGO).

Une facture ZUGFeRD complète doit au minimum contenir les informations suivantes :

• Émetteur de la facture (vendeur) : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire ou numéro fiscal, IBAN (BIC facultatif)
• Destinataire de la facture (acheteur) : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire si applicable (Le numéro de TVA de l'acheteur est obligatoire (!) pour l'autoliquidation internationale et également nationale selon la norme ZUGFeRD DIN EN 16931)
• Données de la facture : numéro de facture unique, date de facture, date de livraison ou de prestation
• Détails des positions : description des articles ou services, quantité, unité, prix unitaire HT, montant TVA, taux de TVA, montant HT par position
• Totaux : total HT, TVA par taux, total TTC
• Conditions de paiement : échéance, escompte ou délai de paiement
• Cas d’exonération de TVA : mention explicite du motif (par ex. « Autoliquidation » ou « Livraison intracommunautaire exonérée »)

En outre : Toutes les données doivent être présentes dans le PDF en texte lisible par machine, et non uniquement sous forme d'image. Notre 7-PDF Invoice Extractor prend également en charge l'OCR, mais ce n’est pas toujours fiable !

Ce n’est que si tous les champs obligatoires sont complets et plausibles que le 7-PDF Invoice Extractor pourra générer un XML ZUGFeRD valide. Nous ne pouvons pas inventer vos données 😉.

Les factures électroniques ZUGFeRD sont conçues pour une utilisation dans le secteur B2B, où la facturation se fait généralement sur une base hors taxes (HT). Le schéma XML du format repose donc entièrement sur des valeurs nettes.

⚠️ Qu’est-ce que cela signifie pour vous ?

• Si votre facture PDF est basée sur le brut (par ex. elle contient uniquement des montants TTC), notre service devra recalculer les montants HT
• Ce recalcul peut entraîner des écarts d’arrondi entre le contenu visuel du PDF et les données XML
• Cela devient particulièrement problématique si aucun numéro de TVA intracommunautaire n’est indiqué (seulement un numéro fiscal national) – le schéma XML exigera alors des informations supplémentaires sur l’identification de l’émetteur

Nous vous recommandons donc :

• De toujours créer vos factures sur une base HT
• Et de fournir le numéro de TVA intracommunautaire de l’émetteur (plutôt qu’un simple numéro fiscal)

ℹ️ Ces exigences sont définies par le schéma XML ZUGFeRD et les réglementations actuelles dans le cadre de l’initiative européenne ViDA – TVA à l’ère numérique.

✅ Notre conseil

Veuillez consulter votre expert-comptable ou le service fiscal compétent afin de vous assurer que les données XML générées répondent aux exigences légales de votre entreprise.

⚖️ Avertissement : Nous déclinons toute responsabilité légale quant à la conformité fiscale des factures électroniques générées. Veuillez utiliser nos tests gratuits et vérifier soigneusement le résultat avant toute utilisation en production ou diffusion. Pour une vérification visuelle, de contenu et de structure, vous pouvez utiliser notre 7-PDF E-INVOICE VALIDATOR.

Si votre PDF ne contient pas de texte lisible par machine (par ex. factures scannées ou PDF purement image), une reconnaissance de texte (OCR) est nécessaire. Notre 7-PDF Invoice Extractor tente automatiquement de reconnaître le texte dans ces cas. Une OCR est également requise si des informations importantes (IBAN, N° TVA, numéro fiscal) ne sont présentes qu’en image dans l’en-tête.

Astuce : Vérifiez si vous pouvez sélectionner et copier le texte dans le PDF. Si ce n’est pas le cas, il s’agit d’un PDF image.

Pour des livraisons ou prestations à des clients professionnels dans d'autres pays de l’UE, la procédure d’autoliquidation (§ 13b UStG) s’applique souvent. Dans ce cas, la TVA est due par le client dans le pays de destination.

Exigences importantes pour l’émetteur de la facture :

• La facture ne doit contenir aucune TVA allemande.
• Elle doit mentionner explicitement l’autoliquidation, par ex. :
  • « Autoliquidation conformément à § 13b UStG »
  • « Reverse Charge – TVA autoliquidée »
  • « Livraison intracommunautaire conformément à l’art. 138 de la directive TVA »
• Les numéros de TVA des deux parties doivent figurer (vendeur et acheteur).

Exemple de texte sur la facture :
« Reverse Charge – autoliquidation conformément à § 13b UStG. »

Remarque : Correctement appliqué, seul le montant HT apparaît sur la facture. La TVA est due par le client.

Pour les livraisons à des clients professionnels situés dans d'autres États membres de l'UE, on parle de livraison intracommunautaire exonérée de TVA. Dans ce cas, la livraison est exonérée d'impôt si certaines conditions sont remplies.

Les conditions suivantes doivent être remplies :

• La marchandise est physiquement livrée dans un autre pays de l'UE (preuve requise !).
• L'acheteur est un professionnel établi dans un autre pays de l'UE (preuve via un numéro de TVA valide).
• La facture ne doit pas inclure de TVA (montant net).
• Une mention claire d'exonération doit figurer sur la facture, par exemple :
  • « Livraison intracommunautaire exonérée de TVA »
  • « Livraison intracommunautaire – exonération de TVA applicable »
• Les deux numéros de TVA (vendeur & acheteur) doivent être correctement indiqués avec leurs préfixes pays de l'UE (ex. : DE123456789, FR987654321).

Important pour la génération automatique de fichiers XML :

• Le vendeur et l'acheteur doivent être situés dans des pays différents de l'UE.
• Les préfixes des numéros de TVA doivent être différents (ex. : DE vs. FR).
• Le montant de TVA doit être égal à 0,00 € (y compris pour toutes les lignes de facturation).
• Une mention intracommunautaire doit figurer dans le texte de la facture.

Ce n’est que si toutes ces conditions sont remplies qu’un fichier XML conforme à ZUGFeRD peut être généré pour une livraison intracommunautaire. Sinon, la facture ne sera pas marquée comme IGL et une erreur d’analyse peut se produire.

Pour certaines prestations entre entreprises en Allemagne – par exemple travaux de construction, livraison de métaux ou ferraille – la procédure nationale d’autoliquidation selon § 13b UStG s’applique. Dans ce cas, c’est le client qui doit la TVA.

Remarques importantes pour l’émetteur de la facture :

• La facture ne doit pas mentionner de TVA.
• Elle doit contenir une mention explicite, par ex. :
  • « Autoliquidation conformément à § 13b UStG »
  • « Reverse Charge selon § 13b loi TVA »
  • « Prestation de construction conformément à § 13b UStG »
• Les numéros de TVA des deux parties doivent figurer (vendeur et acheteur).

Exemple de texte sur la facture :
« Il s’agit d’une prestation de construction. Autoliquidation conformément à § 13b UStG. »

Important : Sans cette mention, la facture n’est pas conforme et ne sera pas reconnue comme autoliquidation.

Si vous êtes assujetti au régime de la petite entreprise conformément à §19 UStG, votre facture doit contenir une mention explicite, par ex. "Conformément à §19 UStG, aucune TVA n’est facturée." De plus, aucun montant de TVA ne doit apparaître. Le 7-PDF Invoice Extractor reconnaît cette indication automatiquement, dès lors qu’elle est présente en texte lisible par machine.

Important : Même les petites entreprises doivent mentionner un numéro fiscal ou un numéro de TVA valide dans la facture.

Pour les exportations hors de l’UE, votre facture doit mentionner qu’il s’agit d’une livraison exonérée, par ex. "Livraison exonérée conformément à §6 UStG". Aucun montant de TVA ne doit être mentionné. Le 7-PDF Invoice Extractor vérifie ces indications et classe automatiquement la facture.

Sans cette mention, l’exonération ne sera pas reconnue.

Oui, le 7-PDF Invoice Extractor prend également en charge les factures avec prélèvement SEPA. Pour cela, les informations suivantes doivent figurer dans la facture :

• ID créancier (CreditorReferenceID)
• Référence du mandat (DirectDebitMandateID)
• IBAN du débiteur

Si l’une de ces informations manque, le mode de paiement est automatiquement basculé sur « Virement bancaire ».

Lors de la génération du XML ZUGFeRD, le 7-PDF Invoice Extractor compare vos montants avec les valeurs recalculées. Si les totaux (par ex. montant global) ne sont pas plausibles, le traitement est interrompu. Ceci garantit la sécurité et la conformité avec EN 16931.

Vérifiez donc toujours : totaux HT, taux de TVA, escomptes et montants globaux. Même de petites erreurs d’arrondi ou remises incorrectes peuvent entraîner un rejet.

Contexte : Notre application extrait les montants visibles directement à partir du PDF et utilise généralement des montants arrondis selon les règles commerciales, avec deux décimales.

Certains systèmes ERP stockent en interne davantage de décimales (par ex. 4 ou 6) ou arrondissent systématiquement à la hausse. Cela peut entraîner de légers écarts dans les calculs de totaux ou de TVA.

Exemple :

Notre logique suit les règles commerciales d’arrondi conformes aux normes DIN – qui ne correspondent pas toujours aux arrondis ERP. En comptabilité, de telles différences de quelques centimes sont tolérées.

Que puis-je faire pour éviter les écarts ?

• Assurez-vous que les montants affichés sur la facture PDF correspondent aux montants réellement enregistrés dans votre ERP.
• Évitez les arrondis « internes » dans l’ERP qui n’apparaissent pas dans le PDF – par ex. prix à 4 décimales réduits visuellement à deux.
• Évitez aussi les « arrondis à l’unité de centime supérieure » dans l’ERP qui ne sont pas reflétés dans le PDF – nous arrondissons selon les règles commerciales (ex. 1,235 → 1,24 €).

Pourquoi faisons-nous les calculs nous-mêmes ?

Pour que le fichier ZUGFeRD XML généré soit valide sur le fond, tous les totaux doivent être mathématiquement cohérents – les champs line_total, tax_basis_total et grand_total doivent correspondre.

Si nous utilisions uniquement les montants arrondis extraits du PDF sans recalcul basé sur quantités, prix et TVA, le XML pourrait échouer à la validation KoSIT (ex. BR-CO-19, BR-T-14).

C’est pourquoi nous recalculons tous les totaux (y compris la TVA) afin que le XML soit robuste face aux arrondis et valide à la vérification.

Si une ligne commence sur une page avec quantité et prix, mais que la description de l’article apparaît seulement sur la page suivante, notre analyseur détecte automatiquement cette relation.

La description complète est ensuite correctement intégrée dans le JSON. Cela suppose que l’ordre des pages et la logique de positionnement dans le PDF soient cohérents – comme c’est souvent le cas avec des mises en page standardisées issues d’un ERP.

Remarque : Pour les factures numérisées ou les PDF sans structure cohérente, cela peut entraîner des lacunes.

En principe, les positions de facture ne doivent pas contenir de montants négatifs. Selon EN 16931, les remises ou réductions doivent être indiquées en pied de facture comme Allowances et non comme lignes négatives.

Exception : avoirs commerciaux, où la quantité est indiquée en négatif. Les prix unitaires HT et TTC restent positifs. Pour plus d’informations, consultez la FAQ sur les avoirs commerciaux.

Important : Les positions négatives sont interdites selon DIN EN 16931. Les remises totales ou partielles ne doivent pas figurer comme lignes avec montant négatif.

Elles doivent être déclarées en pied de facture comme SpecifiedTradeAllowanceCharge (remise globale).

Exemple de présentation dans la facture :

Dans le XML, ces remises apparaissent comme Allowances au niveau du document. Chaque position reste positive, les remises sont consignées séparément.

Astuce : De nombreux logiciels de comptabilité proposent des champs spécifiques pour l’escompte ou les remises globales.

Le format ZUGFeRD permet de représenter un avoir commercial. Techniquement, il s’agit d’une facture avec montants négatifs, mais la logique de calcul reste identique à celle d’une facture ordinaire.

Au niveau des positions, les prix unitaires HT et TTC ainsi que les éventuelles remises ou majorations sont toujours positifs. La quantité, en revanche, est négative. Cette combinaison produit automatiquement un montant négatif. L’illustration suivante en montre un exemple.

Le total du document est alors logiquement négatif. Il est aussi important d’indiquer dans l’en-tête les mêmes conditions de paiement que sur la facture initiale. Vous verrez apparaître un montant de base négatif (« BasisAmount ») et un escompte négatif (« ActualDiscountAmount »).

Important : Pour que les remises soient prises en compte dans le XML ZUGFeRD, elles doivent être clairement indiquées.

Le système gère les remises sur positions ainsi :

• Le prix unitaire initial HT (prix catalogue) est enregistré comme référence.
• La remise figure comme AppliedTradeAllowanceCharge dans la position – et non comme ligne négative.
• Si le montant total (quantité × prix) est déjà remisé, la remise n’est pas déduite une seconde fois.
• Le système vérifie automatiquement la cohérence des remises. En cas d’incohérence, un avertissement ou une erreur est généré.

Note : Les montants négatifs dans les positions sont interdits selon EN 16931. Utilisez toujours la fonction de remise.

Astuce : Si vous avez un doute, indiquez clairement le prix catalogue HT et le pourcentage de remise. Le système calculera automatiquement le prix réduit.

Seules des données cohérentes permettent de générer un XML ZUGFeRD valide.

Important : Si vous exercez comme médecin, thérapeute ou praticien, vous pouvez facturer vos prestations sans TVA conformément au §4 n°14 UStG.

Pour que le 7-PDF Invoice Extractor identifie correctement la facture comme prestation médicale exonérée et génère le XML ZUGFeRD correspondant, plusieurs critères doivent être remplis :

• Vendeur et acheteur domiciliés en Allemagne.
• La facture mentionne explicitement l’exonération, par ex. : « Exonéré de TVA conformément à §4 n°14 UStG ».
• Aucune TVA ne doit apparaître dans le document.

Le système vérifie automatiquement ces conditions. Si elles sont remplies, le XML contient :

• Un taux de TVA 0%.
• Le CategoryCode E (exonéré).
• Votre mention en ExemptionReason.

Astuce : Si la mention d’exonération manque ou est imprécise, la facture ne sera pas reconnue comme prestation médicale exonérée. Veillez à la formuler correctement.

Chaque ligne de facture contient une unité de mesure, représentée dans le XML ZUGFeRD par un code standard UN/ECE (par ex. H87 pour pièce, LS pour forfait, MIN pour minute).

Exemples courants :

• H87 – Pièce (produits)
• LS – Forfait (ex. frais de port, prestation unique)
• HUR – Heure (prestation horaire)
• MTR – Mètre (câbles, conduits)

Le système détecte automatiquement ces unités. Si aucune unité claire n’est trouvée, H87 = Pièce est utilisé par défaut.

Astuce : Vérifiez que l’unité correspond bien à la quantité (ex. «10 mètres de câble» ⇒ MTR).

Important : Le format ZUGFeRD (conformément à la norme DIN EN 16931) n'accepte qu'un ensemble d'unités strictement défini, conformément à la norme internationale UNECE Rec. 20. Toutes les unités imaginables ou spécifiques à un secteur ne sont pas autorisées. Par exemple, les codes exotiques tels que « EA » (unité), « PK » (paquet) ou « PAR » (paire) ne sont pas acceptés dans ZUGFeRD.

Certains fournisseurs indiquent des prix « par 100 pièces » ou « par 1.000 pièces » au lieu du prix unitaire, ce qui peut sembler incorrect.

Exemple extrait de la facture :

Dans ce cas, le système divise automatiquement le prix par 100, de sorte que le unit_price soit correctement enregistré à 0,0813 € par pièce. Cela garantit la cohérence des contrôles ultérieurs.

À retenir : Si vous constatez des écarts de prix, vérifiez la mention « par 100 pièces » ou « par 1.000 pièces ». Le prix unitaire est alors ajusté automatiquement.

Oui. Si vous facturez des prestations ou des heures (ex. heures de travail), indiquez clairement :

• La quantité (ex. 3 heures)
• L’unité (ex. heure – HUR)
• Le prix unitaire

Le système associe automatiquement l’unité et calcule le montant total.

Exemple :

Astuce : Vérifiez toujours que la quantité et l’unité sont cohérentes.

Les montants forfaitaires comme le port, l’emballage ou les services uniques sont toujours représentés dans la facture ZUGFeRD comme positions distinctes avec l’unité LS (forfait).

Exemple de facture :

Le système crée ainsi deux positions :

• Position 1 : Marchandises (H87 – pièce)
• Position 2 : Frais de port (LS – forfait)

Astuce : Mentionnez toujours les frais de port explicitement. Cela garantit leur traitement correct.

De nombreux fournisseurs indiquent des suppléments (ex. cuivre, matières premières, énergie) sous les lignes principales. Dans le XML ZUGFeRD, ils sont automatiquement associés comme surcharges à la position correspondante.

Exemple :

Le supplément est alors consigné avec son type et montant, garantissant une facture lisible par machine.

À retenir : Les suppléments ne sont jamais des positions distinctes mais toujours rattachés à une position principale.

Certaines factures incluent des articles gratuits comme catalogues, échantillons ou matériel promotionnel. Ces positions sont affichées avec un prix de 0,00 €.

Important : Même à 0,00 €, un taux de TVA doit être indiqué. S’il n’y a pas de taux spécifique, celui de la facture est repris (ex. 19 % en Allemagne).

Exemple de position :
Catalogue – Quantité : 1 – Unité : pièce – Prix unitaire : 0,00 € – TVA : 19 %

Astuce : Mentionnez toujours ces articles séparément pour éviter toute question ultérieure.

Certaines factures mentionnent explicitement une remise, par ex. «incl. 25 % remise». Cela signifie que le prix affiché est déjà réduit.

Exemple :

Dans ce cas, aucune remise supplémentaire n’est renseignée. Le pourcentage de remise est indiqué à 0,0 %.

Astuce : Vérifiez si la remise est déjà intégrée avant de saisir les données.

Les exploitants agricoles peuvent appliquer le régime du taux forfaitaire selon § 24 UStG. Ce régime prévoit un taux moyen forfaitaire de TVA.

Changement important dès 2025 :
Selon la communication du gouvernement (Drucksache 20/11920, hib-n° 460/2024), le taux moyen passera à 7,8 % au 01.01.2025 (précédemment 9,0 %).

Exemple de facture agricole (valeurs fictives) :

Total HT : 271,00 €
TVA 7,8 % : 21,14 €
Total TTC : 292,14 €

Lors du traitement par le 7-PDF Invoice Extractor :

• Le taux de TVA doit figurer dans le texte PDF (ex. «7,8 % TVA»).
• Le XML ZUGFeRD reprend cette valeur automatiquement.
• Si le taux est absent ou imprécis, le XML sera incomplet ou erroné.

Important : Vérifiez avant la conversion que la TVA et les mentions sont complètes et plausibles.

Remarque : Ce régime ne peut être appliqué que si votre entreprise répond aux conditions de § 24 UStG. En cas de doute, consultez votre conseiller fiscal.